芸文社の一日

芸文社のイベントができるまで

芸文社を語る上で外せないのが、自社開催イベント! 「え? なんで出版社がイベントなんてやってるの?」だって? 出版社なんだから、本だけ作っていると誤解されがちなんだけど、今や紙媒体の域を越えて、リアルイベントとの融合は必須となっているのです! 芸文社の雑誌を読んでくれた読者さんが、同じ趣味同士で集まる場を提供することが、イベント開催の意義です。
今回は、そんなイベント準備を段階を追ってご紹介しま〜す!

入社4年目のうっし〜先輩こと潮田(うしおだ)先輩は、広告部とイベント事務局を兼任し、その手腕を遺憾なく発揮するパワフルウーマン! イベント準備では、会場の確保や備品の準備、運営スタッフへの役割分担など、その仕事は多岐にわたる。イベント準備について教わっていこう!

イベントを開催するために、会場を借りたり、関係各所への連絡からスタート! 電話が最強のツールです。
で、お次は「この駐車枠の割り振りでどうですか?」と、カーイベントのコマ割りで悩む様子。細かい打ち合わせを通して、ひとつずつイベントを組み立てていくのです〜。

社内でイベントを運営しているので、看板づくりや備品の準備、公式グッズの制作を進めます。より良いイベントにするために、直前まで大忙し!
準備ができたら、ハイエースに荷物を積み込んで、いざ会場へ出発!

イベント前日には会場に行って、駐車枠を作ったり、業者と一緒にメインステージの設営を行ったり。翌日のイベントをスムーズに行うためには、前日準備が超重要なんです!
会期中はお客さんが存分に楽しめるように、ステージの進行、物販などを行います。お客さんとリアルに触れ合えるので、この瞬間で疲れもどこかに飛んでいきます♪

イベント事務局とは、ざっくり言うと社内の各部署や、外部でイベントを手伝ってくれる会社をまとめたり、予算を管理してイベントを成功させる、マネージャー的存在。コンテンツを決めるプロデューサーが事務局とは別にいて、事務局がハード面、プロデューサーがソフト面を担当するって考えると分かりやすいかも。
イベント事務局の大まかな仕事についてはマンガで把握してもらった(?)と思うので、ここからは仕事の大変なところや楽しみをお伝えしましょう!

まず、イベントを開催するまでにはさまざまな業者さんと同時にやり取りをするので、なんせスケジュール管理が大変です……。とてもマンガの1コマで収まりきるような内容ではないのです!(笑)
イベント会場を借りることから始まって、必要な備品のレンタル、会場でのコマ割り、当日のスタッフの人員配置などなど。忙しいときにはかなり仕事がたて込むので、頭がこんがらがることもしばしば(笑)。
でもその反面、社内外のたくさんの人と話し合いながら一緒に頭を悩ませるので、人とのコミュニケーションが好きな人なら楽しめるかもしれないですね! 会期中はお客さんとも触れ合いがあって、常連さんだとフランクに話しかけてくれるのが嬉しいです♪